SharePoint out-of-the-box is – hoe kan ik dit beleefd zeggen – niet erg goed in het leveren en presenteren van nieuws. Ik hoor dit regelmatig op conferenties, van klanten en van collega’s in professionele organisaties. Afgezien van inhoudelijke kwesties kan ik gerust zeggen dat de gebruikerservaring in het platform niet in de buurt komt van het leveren van New York Times kwaliteit.
“Maar het is alleen voor werknemers,’ zou je kunnen denken. Verkeerd. Uw medewerkers zijn de drijvende kracht achter uw hele bedrijf en hebben behoefte aan tijdige, nauwkeurige en gebruiksvriendelijke informatie om de juiste beslissingen op het juiste moment te nemen.
Dus hoe ziet het goede nieuws eruit?
eBizMBA Rank brengt een regelmatige update uit van de 15 meest populaire nieuwssites. De ranking is gebaseerd op een gemiddelde van elke site Alexa Global Traffic Rank en US Traffic Rank van zowel Compete als Quantcast. Hier is de lijst van augustus 2013:
Yahoo! Nieuws
CNN
MSNBC
Google Nieuws
New York Times
Huffingtonpaal
Fox Nieuws
Washington Post
LA Times
Oké, daar stoppen we mee.
Lijkt je intranetnieuws op een van deze? Als uw organisatie zoals de meeste is, lijkt het intranetnieuws in de verste verte niet op elkaar. En als u SharePoint gebruikt, is de kans dat dit gebeurt klein tot nihil.
Wat maakt intranetnieuws goed?
Er zijn verschillende belangrijke bevindingen die ik heb geleerd van bijna 15 jaar intranetten die op bruikbaarheid zijn getest:
Medewerkers denken dat nieuws nieuws is – ze maken geen onderscheid tussen nieuws uit verschillende organisatorische bronnen, maar zetten het op één hoop.
De meeste medewerkers zetten geen waarschuwingen of RSS-abonnementen op zonder veel prikkeling en ondersteuning.
Werknemers zoeken het nieuws vooral op onderwerp, niet op kanaal of datum – ik ga op zoek naar “driemaandelijkse verdiensten” voordat ik naar de “maandelijkse blog” ga.
Andere dingen die we nuttig vinden in de nieuwservaring zijn:
Beoordelingen van office 365 intranet gebruikers
Dialoog om betrokkenheid te stimuleren (bijv. commentaar op nieuwsberichten)
De mogelijkheid om verhalen tijdelijk te verheffen tot een grotere bekendheid, en
Managementhulpmiddelen die de goedkeuring en de archivering van de workflow en de rapportage afhandelen.
Medewerkers denken dat ‘Nieuws is nieuws is nieuws’.
Geef medewerkers een lijst met 100 items op het intranet, inclusief 20 nieuwsberichten van verschillende afdelingen, regio’s, leidinggevenden, etc., en ze zullen alle nieuwsberichten intuïtief op één hoop gooien, zoals de volgende kaartsorteeroefening illustreert:
Afbeelding van intranetkaartsortering met alle nieuwsberichten gegroepeerd
Snapshot van kaartsorteerresultaten. Deze medewerkers hebben alle nieuwsgerelateerde items op één hoop gegooid en de categorie “Nieuws” genoemd. Hoe donkerder het blauw, hoe nauwer de relatie tussen de items.
Dit vertelt ons dat medewerkers over het algemeen al hun nieuws op één plek willen vinden, in plaats van het te laten verspreiden over verschillende sites.
Medewerkers willen gepersonaliseerd, relevant nieuws
We weten ook uit ons onderzoek dat als het gaat om nieuws, medewerkers gewoon de verhalen willen zien die ze nodig hebben voor hun dagelijkse werk en persoonlijk geïnteresseerd zijn in lezen. Dit betekent het leveren van content op basis van individuele profielen en het mogelijk maken van efficiënte abonnementsdiensten. Zo vinden we bijvoorbeeld in interviews en tests dat sommige werknemers geïnteresseerd zijn in wat we “people news” noemen – over promoties, nieuwe aanwervingen, enz. – terwijl anderen zich daar geen zorgen over maken.
Hetzelfde geldt voor projectnieuws. Ik ben misschien wel geïnteresseerd in Project Z, maar geef echt niet om de rest van het alfabet. Het zelf selecteren van mijn nieuwsfocus is een productiviteits- en misschien zelfs een tevredenheidstool.
Filteren op onderwerp
Filteren is al lange tijd een effectief, door de gebruiker gestuurd instrument. Het stelt uw medewerkers in staat om naar beneden te boren om hun blik te vernauwen. Aangezien het zo nuttig is voor het aanleveren van nieuws, waarom zou u het dan alleen bewaren voor de zoekresultaten?
Het aanbieden van actuele kanalen (versus mediakanalen zoals “blog”, “podcast” etc.) helpt medewerkers om te vinden wat voor hen belangrijk is in het nieuwscentrum.
Hoe SharePoint 2010 & 2013 zich meten
We hebben gekeken naar verwachtingspatronen van werknemers en wat zorgt voor goed intranetnieuws. De grote vraag is: hoe goed voldoen SharePoint 2010 en 2013 aan deze eisen?
Centrale uitgavesite voor nieuws vs. nieuws overal
SharePoint biedt de mogelijkheid om nieuws te publiceren op elke site – team site nieuws, afdeling site nieuws, regio site nieuws, het publiceren van site nieuws. Maar dit is niet hoe uw medewerkers denken over het vinden van nieuws.
Hoewel SharePoint nog geen “nieuws”-site-configuratie heeft geleverd, is het vrij goed in staat om een fatsoenlijke geïntegreerde nieuwservaring te bieden via een publicatie-site. Maar als u in de verleiding komt om overal nieuwe webonderdelen te gooien – probeer dan weerstand te bieden. Een betere oplossing is om een webonderdeel te gebruiken dat verwijst naar de inhoud van de primaire nieuwssite in een speciale gefilterde weergave voor andere team- of projectsites.
Doelgericht nieuws op basis van profielen
Als u kwaliteitsinformatie over uw gebruikers in de Active Directory heeft, dan is SharePoint eigenlijk behoorlijk goed in het leveren van content op basis van individuele gebruikersprofielen. We zien meestal content targeting op basis van de volgende factoren:
locatie (bijv. regio, stad, land, enz.)
niveau (bv. manager, leidinggevende)
functie (bijv. afdeling, team).
Dus, als ik een engineering manager in Sydney ben, kan ik in theorie een andere versie van het nieuwscentrum zien dan een individuele medewerker van de afdeling Financiën van Singapore.
Hey SharePoint: maak RSS makkelijker te gebruiken!
Waar SharePoint out-of-the-box naar beneden valt, is in de abonnementsdiensten. Bijna alles in SharePoint (bijv. lijsten, bibliotheken, etc.) kan een RSS-feed leveren. En al deze zaken kunnen een waarschuwing sturen als er iets verandert. We vinden echter dat de overgrote meerderheid van de gebruikers nooit een alert instellen of zich abonneren op de RSS-feed omdat het gewoon te moeilijk en verwarrend is om te doen.
Sommige organisaties implementeren tools van derden om dit gemakkelijker te maken. Newsgator is het klassieke voorbeeld van het omzetten van abonnementsdiensten in SharePoint in een één-klik-ervaring. Helaas vereist dit veel configuratie en levert het de mogelijkheden op alle sites, waardoor gebruikers niet per se een one-stop-shopping ervaring voor nieuws hebben.
Alles bij elkaar brengen
Om nieuws echt effectief te laten werken in SharePoint moet je alles samenbrengen in één gebruiksvriendelijke, geïntegreerde aanpak. Een voorbeeld hiervan is ElevatePoint News, een tool die gebruik maakt van SharePoint en het vermogen om nieuws te beheren en af te leveren verbetert.
Afbeelding van de ElevatePoint-nieuwspagina in SharePoint
Demosite gebouwd met ElevatePoint News, gemaakt door Coldwater Software.
Hier is nieuws geïntegreerd in één ervaring, inclusief eenvoudige beoordelings- en abonnementsdiensten, actuele filtering en de mogelijkheid tot maatwerk op basis van gebruikersprofielen en -groepen. Voeg wat workflow toe aan de management tools achter de schermen (waar ik denk dat Microsoft mee bezig is) en je hebt een tool die net zo makkelijk te beheren is voor het communicatieteam als dat het gemakkelijk is voor gebruikers om te consumeren.
Andere SharePoint-toevoegingen die kunnen helpen om een betere intranetnieuwservaring te leveren, zijn onder andere: Attini, Newsgator, Tibbr, Vinewave.
Hoe sommige bedrijven SharePoint-nieuws in huis halen
Sommige organisaties maken zelfgemaakte versies met prachtige graphics en coole Apple-achtige carrousels. Degenen die het goed doen zorgen ervoor:
er is een one-stop-shop optie voor het browsen en het vinden van nieuws…
de abonnementsdiensten zijn supergemakkelijk te gebruiken
gebruikers zien een aangepaste versie van het nieuws op basis van wie ze zijn
filtering maakt verfijning mogelijk per onderwerp, niet alleen per communicatiekanaal
rating nieuws is gemakkelijk en leveraged voor crowd-sourcing (het opheffen van de meest populaire spullen naar de top)
de lezers worden in dialoog gebracht door middel van commentaar
managementtools maken het leven gemakkelijk voor auteurs en uitgevers
rapportage bewijst het rendement op de investering.
Of u nu zelf bouwt of een geweldige oplossing koopt, uw medewerkers zullen u bedanken en productiever zijn als gevolg van effectiever nieuws.
